Как выбрать кассу для турагентства

20-11-2019 18:09
Раньше туристические агентства выдавали своим клиентам бланки строгой отчетности и кассу, как правило, не использовали, сейчас у них много вопросов о том, как правильно формировать чеки.
Мы подготовили инструкцию по выбору и установке кассы туристической компанией, чтобы она работала в соответствии с требованиями закона 54-ФЗ.
Пример

Выберем онлайн-кассу для турагентства:  ООО «Домик у моря»,  УСН доходы, 3 работника в штате, компания продает туры, принимает деньги у клиентов в офисе и на сайте, перечисляет их оператору и получает за это вознаграждение, а также оказывает собственные услуги.

Нужна ли касса турагентству

Прежде всего, разберемся, нужна ли в принципе касса такой компании.
До 1 июля 2019 года организации и индивидуальные предприниматели, работающие в сфере туристических услуг, выдавали своим клиентам БСО, после этой даты отсрочка закончилась и при расчетах с клиентами касса для турагентства нужна.
Отсрочка до 2021 года для ИП без работников на турагентов не распространяется, поскольку эта льгота предусмотрена для людей, лично оказывающих услуги или выполняющих работы (например, ремонтники или парикмахеры, работающие на себя).
Если предприниматель перепродает туры и работает за вознаграждение, то он должен установить ККТ.

Выбор кассы

Выбирайте кассовый аппарат с учетом следующих особенностей:
  • При продаже туров и получении денег не только в офисе, но и на сайте компании, выбирайте кассу с подключенным сервисом по приему безналичных платежей в интернете.
  • Кассовая программа обновляется автоматически при нововведениях в законодательстве, изменения не требуют платной перепрошивки кассы.
  • Касса и кассовая программа легко адаптируются в изменениям, есть дополнительные функции, например, интеграция с торговым и интернет-эквайрингом.

Как выбрать фискальный накопитель

Фискальный накопитель – обязательная часть кассового аппарата, без него работать невозможно. Организации, оказывающие услуги, обязаны применять накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев (п. 5 ст. 4.1 закона 54-ФЗ).
За использование ФН с меньшим сроком действия может быть назначен штраф.
Если вы по каким-то причинам приобрели ФН на 13 или 15 месяцев, есть один законный способ избежать наказания.
В Письме ФНС РФ от 28.05.2018 N ЕД-4-20/10222@ налоговая служба поясняет: если в компании установлен сезонный режим работы, то она может использовать ФН сроком не менее 13 месяцев, даже если она по закону обязана применять ФН на 36 мес.
Точного определения, что такое сезонный режим работы в законодательстве нет, поэтому сама компания решает, работает ли она сезонно или нет.
Если в вашей компании официально установлен сезонный режим работы, то вы сами вправе выбирать какой накопитель приобрести: на 13,15 или 36 месяцев.

Как зарегистрировать кассу

После того как выбрана касса и ФН, ее необходимо зарегистрировать. Это можно сделать самостоятельно или при помощи компании-продавца ККТ.
До регистрации кассы приобретите электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД).
Электронная подпись понадобится для удаленной регистрации кассы и для подписания договора с ОФД.
Регистрацию ККТ можно провести удаленно на сайте ФНС или лично принести бумажное заявление в налоговую инспекцию.

Внимание!
Не путайте статус комиссионера и платежного агента. Платежный агент действует в рамках 103-ФЗ, единственная его задача – принять деньги поставщика, никаких дополнительных услуг, например консультаций, помощи в выборе, он не оказывает. Кроме этого у платежного агента и поставщика есть специальные счета, на которые и зачисляются полученные деньги.

Туристические компании – не платежные агенты, галочки в выделенных пунктах ставить не нужно! 

В остальном регистрация проходит по общим правилам.

Что должно быть в чеке

Туристическое агентство продает услуги других организаций, поэтому в чеке обязательно указываются реквизиты:
  • признак агента,
  • данные поставщика,
  • ИНН поставщика.
Иначе налоговая служба будет считать, что все суммы, на которые были созданы чеки, – это выручка компании. (Письма Минфина от 15 июня 2018 г. N 03-01-15/41171, от 15 июня 2018 г. N 03-01-15/41174).
Основные требования к кассовому чеку подробно изложены в ст. 4.7 закона 54-ФЗ, в числе обязательных реквизитов - наименование товара, работы или услуги.
Для ИП есть льгота - до 01.02.2021 года предприниматели, применяющие ПСН, УСН, ЕНВД, могут не указывать в кассовых чеках наименование товара (работы, услуги) и его количество.
Это не относится к компаниям, поэтому организация из нашего примера должна указывать в чеки и название услуги, и ее количественное выражение.
Четких требований к названию услуги закон не содержит. Налоговики считают, что главное требование — продукт или услугу можно четко идентифицировать и отличить от других. Например, если сделать ссылку на номер договора с клиентом, то сомнений в том, за что получены деньги, уже не останется.
Единственный случай, когда наименование выбивать не нужно даже компаниям — это создание чека на аванс. Если в момент создания чека точную стоимость и объем услуг определить невозможно, то в чеке указывается признак оплаты «Аванс» без перечисления услуг.

Но, как правило, клиент платит за конкретный тур и тогда оплаченная сумма – это предоплата. Она может быть стопроцентной или частичной.
Образец чека турагентства на полную предоплату:
Здесь мы уже указываем точно наименование услуги.
Если компания работает на условиях предоплаты или аванса, то создавать необходимо два чека, один на предоплату (аванс), другой – на зачет предоплаты (аванса).
Первый чек создается при получении денег, если плата вносилась частями, то чек формируется при каждом внесении оплаты.
Чек на частичную предоплату:

Фискальный документ на зачет аванса или оплаты пробивается после оказания услуги. Моментом оказания услуги может быть первый или последний день поездки, это зависит от того, что указано в учетной политике компании.
Пример чека для турагентства на зачет аванса (предоплаты):
Туристическая компания может не только продавать туры других компаний, но и оказывать собственные услуги клиентам, например, организовывать встречу в аэропорту, трансфер, экскурсии. В этом случае в чеке оформляется продажа собственного продукта или услуги.
Состав реквизитов чека зависит от номенклатуры: если у товара или услуги стоит признак агента, то при выборе такого товара в чек войдут сведения о поставщике (наименование, ИНН), если же такого признака нет, то товар или услуга будут оформлены как собственные.
Если у вас несколько десятков поставщиков туров, то создайте на каждого номенклатурную позицию с указанием реквизитов контагента и просто выбирайте нужную при создании чека.

Онлайн-касса Инитпро для турагентства

Касса Инитпро подойдет туристической компании и поможет организовать работу в полном соответствии с требованиями закона 54-Ф.

Стационарная касса и аренда

Если вы принимаете деньги наличкой или по банковской карте, выбирайте фискальный регистратор Инитпро для установки в офисе.
Если у вас есть интернет-платежи, подключите сервис аренды Инитпро и формируйте чеки для клиентов, которые оплатили тур на сайте агентства.

Бесплатные обновления

Онлайн-касса Инитпро устроена так, что для внедрения нового функционала перепрошивка самого кассового аппарата не нужна. Для этого достаточно обновить кассовую программу или утилиту регистрации (драйвер для поддержки 1С или другого кассового ПО). Обновления кассовой программы происходят автоматически и отдельно не оплачиваются.

Торговый и интернет-эквайринг

Если кассир принимает оплату банковской картой через эквайринговый терминал, то выбить одну и ту же сумму нужно дважды, один раз на терминале и второй на кассе. В этом случае на расчет с клиентом уходит больше времени и кассир нередко забывает отбить чек на кассе, в этом случае организация может получить штраф минимум 30 тысяч рублей.
Касса Инитпро подключена к торговому и интернет-эквайрингу, кассир нажатием одной кнопки запускает печать слипа на терминале и чека на кассовом аппарате.

ОФД и ЭЦП

Чтобы начать работу с кассой, недостаточно просто купить аппарат. Придется позаботиться также о покупке фискального накопителя, ЭЦП и заключения договора с ОФД.
Компания Инитпро предоставляет весь комплекс услуг, связанный с кассовой техникой: мы продаем фискальные регистраторы, фискальные накопители,  разрабатываем кассовую программу, выпускаем ЭЦП и предоставляем услуги ОФД.

Помощь в настройке и регистрации

Техническая поддержка Инитпро консультирует клиентов устно и письменно, удаленно выполняет настройку кассы, по запросу клиента может провести регистрацию ККТ в налоговой службе.

vk

Самые последние новости об онлайн-кассах, изменения законодательства, актуальная информация об акциях и скидках в нашей группе ВК. Присоединяйтесь к нам!

Подписаться

Подписаться
на новости