Как перевозчику сэкономить на онлайн-кассе
20-06-2019 13:47
Поправки 2019 года в 54-ФЗ изменили правила использования кассы для общественного транспорта.
Раньше при продаже проездных билетов чек выдавать было не обязательно.
С 1 июля 2019 года льгота не действует и кассу придется устанавливать.
С 1 июля 2019 года льгота не действует и кассу придется устанавливать.
Возможные решения
Для перевозчиков закон предусматривает два варианта применения онлайн-кассы:
- установка ККМ в каждое транспортное средство;
- использование одной удаленной кассы на несколько автомобилей.
Посчитаем, сколько будет стоить каждый из вариантов.
Установка кассы в каждый автомобиль
Расходы на приобретение и работу с ККТ делятся на разовые и ежегодные. Разовые затраты – это покупка кассовых аппаратов, ежегодные – приобретение фискального накопителя, плата за услуги ОФД.
Кроме расходов на аппаратную часть учтите затраты на программное обеспечение и техническое обслуживание.
Каждая онлайн-касса оборудуется фискальным накопителем, услуги ОФД и ТО тоже рассчитываются на каждую единицу ККТ.
Покупка кассы в каждый автобус повлечет не только разовые расходы, но и увеличение ежегодных расходов.
Пример
Предположим, что у организации 10 автобусов, 700 пассажиров в смену на автобус. Исходные данные условные, просто, чтобы проиллюстрировать возможные расходы.
Рассчитаем, сколько денег понадобится для выполнения требований закона при покупке ККМ в каждый автобус.
Покупка онлайн-кассы
Для кондуктора автобуса подойдет небольшой автономный кассовый аппарат, работающий на аккумуляторных батареях, и стоимость начинается от 6-8 тысяч рублей.
Но покупкой одной ККМ на один автобус ограничиться не получится: касса может сломаться.
Чтобы не останавливать работу, на время ремонта онлайн-кассы необходим резервный аппарат. Но учтите один нюанс: по закону в чеке указывается место (адрес) расчетов. Если расчет происходит в салоне автомобиля или автобуса, то в строке «Место расчетов» указывается наименование и номер транспортного средства.
Чтобы не нарушать закон, придется выбрать один из вариантов:
- приобрести две кассы на автобус, основную и резервную. Обе должны иметь ФН и состоять на учете в ФНС.
- прерывать поездку и перерегистрировать кассовый аппарат, находящийся в резерве, указав номер ТС. На эту операцию может уйти рабочий день.
Фискальный накопитель
Объем памяти фискального накопителя (на 13, 15 или 36 месяцев) равен 250 тысяч операций. Сюда входит не только чеки, но и все виды отчетов.
Если покупать один ФН в каждую кассу, то при условии ежедневной загрузки в 700 чеков, накопителя хватит на 11-12 месяцев. То есть ежегодно, перевозчик должен закупать 10-12 фискальных накопителей на основные ККМ и фискальные накопители по числу резервных касс.
Услуги ОФД
Стандартная стоимость на рынке – 3000 рублей в год за ККТ, некоторые операторы предлагают существенные скидки на услуги.
Техническое обслуживание
До реформы закон обязывал владельца ККТ заключать договор с сервисным центром. Сейчас такой обязанности нет, но обслуживание или ремонт аппарату все равно понадобятся.
В автобусе касса будет эксплуатироваться в жестких условиях: жара или холод в салоне, вероятность падений, ударов, попадания воды и т.д.
Как правило, небольшие автономные кассы рассчитаны на малый бизнес с невысоким покупательским потоком, поэтому при повышенной нагрузке они будут быстрее выходить из строя и чаще ломаться.
Кроме ремонта сервисные центры берут плату за перепрошивку кассы из-за изменений в законодательстве, за замену ФН и другие действия по обслуживанию ККТ.
Так что стоимость ТО для каждой кассы сложно предусмотреть.
Если касса выйдет из строя во время рейса, то по закону перевозку пассажиров и прием денег нужно прекратить. Иначе можно получить штраф за неприменение кассового аппарата. Минимальное наказание для организаций – 30 тысяч рублей.
Для расчетов возьмем сумму технического обслуживания - 1000 рублей в месяц за одну ККМ.
Сводим все расходы в таблицу из расчета на 10 автобусов:
| Наименование затрат | Стоимость за единицу (руб. в год) | Общая стоимость (руб. в год) |
| ККТ | 8000 | 80000 |
| ФН | 6500 | 65000 |
| ОФД* | 3000 | 30000 |
| ТО* | 12000 | 120000 |
| Итого | - | 295000 |
*Стоимость услуг по этому пункту может значительно изменяться в зависимости от индивидуальных условий.
Владельцу 10 автобусов придется потратить 295 000 рублей в первый год, и затем ежегодно оплачивать стоимость ФН, ОФД и технического обслуживания аппаратов, в нашем примере - 215 тысяч рублей.
Облачная касса Инитпро
В новой редакции закона перечислены случаи использования удаленных касс. Расчеты в салоне общественного транспорта входят в этот список.
Перевозчики, арендуя облачную кассу, выполняют требования закона и при этом экономят.
Как это работает
Онлайн-касса находится в дата-центре Инитпро и интегрируется с автоматизированной системой оплаты проезда, уже используемой перевозчиками.
Доступ к кассе можно также получить через приложение, установленное на смартфоне водителя или кондуктора.
Для печати чеков используются небольшие мобильные принтеры, либо чекопечатающие машины, которыми уже пользуются автотранспортные предприятия.
Как выдавать чеки
Если перевозчик приобрел кассовый аппарат в каждый автомобиль, то он выдает бумажные чеки в момент приема денег, или по требованию пассажира направляет электронный чек на телефон или e-mail.
Владельцы транспортных средств, использующих облачную кассу, вправе предоставить чек и другими способами:
- напечатать талон или билет с уникальным идентификатором. Пассажир в течение дня сможет самостоятельно получить электронный билет;
- выдать БСО (если он официально утвержден) с QR-кодом или реквизитами чека;
- продемонстрировать QR-код на экране мобильного телефона или смартфона;
- отправить реквизиты чека на номер телефон или электронную почту пассажира.
На чем можно сэкономить, установив облачную онлайн-кассу
На количестве кассовых аппаратов
Касса выбивает чек за 2 секунды, за сутки она сформирует десятки тысяч чеков.
В нашем примере для выдачи 7000 чеков в смену хватит одной арендованной онлайн-кассы, вместо покупки десяти.
Проблема состоит в том, что, как мы писали выше, память ФН ограничена 250 тыс. операциями, то есть при нагрузке в 7000 чеков фискального накопителя хватит на один месяц.
Рекомендуем арендовать 3 кассы, тогда менять ФН нужно будет раз в квартал, планово и безболезненно. Нагрузка будет распределена равномерно, а выход из строя одного из ФН или кассы никак не отразится работе автопарка.
На услугах ОФД
Инитпро – аккредитованный оператор фискальных данных, мы предоставляем услуги ОФД бесплатно на срок аренды. Перевозчики экономят до 3000 рублей в год на одну кассу.
На обслуживании онлайн-касс
Арендованные кассы находятся в высокотехнологичном центре обработки данных (ЦОД) Инитпро. Компания круглосуточно отвечает за бесперебойную работу техники.
Операции по техническому обслуживанию, замене ФН, ремонту кассы входят в стоимость аренды и отдельно не оплачиваются.
Наши специалисты помогают поставить ККТ на учет, перерегистрировать при замене ФН или в других случаях, предусмотренных законом.
Сводим расходы в таблицу из расчета 3 кассовых аппарата на 10 автобусов:
| Наименование затрат | Стоимость за кассу (руб. в год) | Общая стоимость (руб. в год) |
| ККТ | 11880 | 35640 |
| ФН | 6400 | 64000 |
| ОФД* | 0 | 0 |
| ТО* | 0 | 0 |
| Итого | - | 99640 |
Кроме денег на приобретение и работу оборудования, вы экономите и рабочее время сотрудников: при поломке кассы или необходимости замены ФН, ее нужно будет везти в сервисный центр и обратно, а затем тратить время на перерегистрацию в налоговой.Получается, что при аренде 3 касс на 10 автобусов за год нужно будет заплатить менее 100 тысяч рублей, что почти в три раза меньше, чем при покупке кассы в каждое ТС (без учета резервных касс).
Остались вопросы?
Наверняка, у вас остались вопросы по ККМ для общественного транспорта. Напишите или позвоните нашим техническим специалистам, они рассчитают и предложат решение, выгодное для вашего бизнеса.
Самые последние новости об онлайн-кассах, изменения законодательства, актуальная информация об акциях и скидках в нашей группе ВК. Присоединяйтесь к нам!
Подписаться