Расчеты с работниками: в каких случаях нужен чек
29-07-2019 18:05
Кассовая реформа изменила условия работы с кассами и ситуации, при которых необходим чек, что привело к серьезной путанице и неуверенности в рядах бухгалтеров.
Масло подливали сомнительные издания, выходящие с кричащими заголовками: «Чек теперь нужен и при выдаче зарплаты из кассы» и тому подобными, еще больше смущая умы рабоников бухгалетрии и предпринимателей.
Поскольку вопросов было много, их направляли в налоговую службу, которая стала публиковать письма с разъяснениями.
Мы решили сделать обзор писем Минфина, касающихся именно случаев применения или неприменения онлайн-кассы при расчетах с работниками.
И вот какой вывод сделали: чтобы решить, использовать ли кассу в той или иной ситуации при удержании денег из заработной платы сотрудника нужно понимать, является ли такая операция расчетом по смыслу закона 54-ФЗ.
В законе расчет определен как прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги.
Если работник приобрел у работодателя товары, воспользовался услугами или заказал работы, то при расчете с ним чек нужен. Причем не важно, получает ли он заработную плату наличными или на карту, вносит он деньги в кассу или у него вычитают долг из заработанного.
Если работник получает часть заработной платы товаром или работодатель компенсирует работнику расходы, связанные с работой, то в этом случае расчета нет, соответственно чек не нужен.
Налоговая служба в письмах поясняет позицию на конкретных примерах, но по ним можно сделать и общие выводы, применимые в других ситуациях.
7 ситуаций, когда касса не нужна
Итак, в каких случаях касса не применяется:
- при выплате заработной платы, материальной помощи, других выплат;
- при выдаче сотруднику денег под отчет и возврате сотрудником неиспользованных подотчетных денег;
- при выплате части заработной платы (до 20%) товаром. Подтверждение оплаты товара для работника - расчетный листок, который он получает при выплате зарплаты;
- при выплате работнику компенсации служебных расходов;
- если работник из заработной платы возмещает работодателю расходы, например, на покупку бланка трудовой книжки, на предоставление работнику парковки или услуг связи;
- при выплате сотруднику денег на основании устава организации или трудового (коллективного) договора, а и при возврате таких средств;
- при выдаче займа работнику, если такой заем не связан с отсрочкой или рассрочкой по оплате за товары, работы или услуги, а также при погашении таких займов и погашении процентов по ним.
Все перечисленные выплаты – это не расчеты в понимании 54-ФЗ.
Когда чек выбивать обязательно
Налоговая служба как минимум дважды писала о том, в каких случаях при удержаниях из зарплаты работника чек все-таки нужен, например, в письме ФНС от 14 августа 2018 г. № АС-4-20/15707 “О рассмотрении обращения” или в письме от 25 января 2019 года № 03-01-15/4355.
Если работодатель удерживает из зарплаты сотрудника средства для погашения долга за товары, работы, услуги, то такая операция по смыслу 54-ФЗ является расчетом, поэтому и чек необходим.
Как быстро сформировать чеки
Чеки на удержание из заработной платы – это дополнительная нагрузка на сотрудников бухгалтерии, особенно если работников в компании много.
Чтобы не нанимать еще одного кассира или не перегружать действующих сотрудников, используйте сервис сформирования чеков по реестрам.
Работник формирует сотни и даже тысячи чеков всего в несколько кликов.
Загружать реестры можно из простого экселевского файлика, и из 1С или другой программы. Сервис работает с файлами, имеющими расширения: .txt, .dbf, .xls, .xlsx, .csv, .Y*.
Если вы не уверены, что ваш реестр платежей или выписка с расчетного счета поддерживаются нашей программой, отправьте письмо на электронную почту support@initpro.ru и приложите пример файла.
В течение 1-2 рабочих дней мы сообщим о результатах проверки и предложим решение, подходящее именно вам.
После загрузки список можно просмотреть и откорректировать. Основные параметры настраиваются для всего списка, таким образом, исключаются ошибки, которые возникают при ручном создании каждого чека.
Переходите на страничку с подробной информацией о сервисе и смотрите обучающие видео, если вопросы останутся – пишите в техническую поддержку
Выводы
- На вопрос нужна ли онлайн-касса при выдаче зарплаты, налоговая служба дает однозначный ответ – не нужна.
- А при удержании из вознаграждения денег за приобретенные у организации товары, оказанные услуги или выполненные работы чек обязателен.
- Если сотрудников много, то сэкономить рабочее время бухгалтерии и не допустить ошибок поможет сервис пробития чеков по реестрам.
- Если сотрудников много, то сэкономить рабочее время бухгалтерии и не допустить ошибок поможет сервис пробития чеков по реестрам.
Письма Минфина с разъяснениями
- Письмо Минфина РФ от 10.08.2018 № 03-01-1556554 «О применении ККТ при выплате денежных средств физлицу в рамках договора гражданско-правового характера, а также при расчетах с подотчетным лицом организации (ИП)»
- Письмо Минфина РФ от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ «О представлении разъяснений»
- Письмо ФНС от 14 августа 2018 г. N АС-4-20/15707 "О рассмотрении обращения”
- Письмо Минфина РФ от 4 декабря 2018 г. N 03-01-15/87763 "О применении ККТ при возмещении работниками расходов организации на приобретение бланка трудовой книжки, предоставление парковочных мест, услуги связи".
- Письмо Минфина РФ от 25 января 2019 года № 03-01-15/4355 "О применении ККТ в случае исполнения обязательств работников организации-работодателя по оплате оказываемых им услуг путем удержания из заработной платы работников соответствующих сумм задолженности и в случае возмещения работниками расходов организации на приобретение бланка трудовой книжки, расходов на мобильную связь".
Самые последние новости об онлайн-кассах, изменения законодательства, актуальная информация об акциях и скидках в нашей группе ВК. Присоединяйтесь к нам!
Подписаться