Зачем ЖКХ облачная касса или как облегчить жизнь бухгалтеру управляющей компании
01-03-2019 14:26
Внимание!
Государственная Дума приняла поправки, определяющие правила работы с кассами в сфере ЖКХ.
Ознакомьтесь с требованиями нового закона в нашей отдельной статье
Благодаря июльским поправкам начало использования касс при оплате коммунальных услуг было отодвинуто на июль 2019 года.
Подробно о том, кому и в какие сроки нужно выдавать чеки при приеме оплаты за коммунальные услуги мы рассказали в нашей отдельной статье.
В этой статье разберемся, какие есть технические решения для ТСЖ, управляющих компаний и ресурсоснабжающих организаций, но сначала выясним, нужна ли онлайн-касса вашей организации.
В каких случаях касса не нужна и после 1 июля 2019 года
Компаниям, работающим в сфере ЖКХ, кассовый аппарат не нужен, если все расчеты с потребителями происходят через агента, например, расчетный центр. В этом случае обязанность по выдаче чека ложится на агента. На суммы, перечисляемые агентом на расчетный счет управляющей или ресурсоснабжающей организации, чек выдавать не нужно.
Банк таким агентом не является, так как по 54-ФЗ, банковские организации кассовую технику не применяют и чеки не выдают.
Применение онлайн-кассы в ТСЖ не обязательно и после 1 июля 2019 года при приеме платы за коммунальные услуги от членов товарищества. Если ТСЖ оказывает дополнительные услуги жильцам (охрана, стоянка и т.д.) и принимает платежи от собственников, не являющихся членами товарищества, то чек выдавать обязательно.
Когда кассу придется установить
Кассовый аппарат понадобится, если управляющая компания принимает деньги одним из следующих способов:
- наличными в офисе или собственных расчетных пунктах;
- безналичным способом (оплата платежки в банке через оператора);
- с помощью электронных средств платежа (платежные системы, терминалы, банковские карты, онлайн-банкинг и.т.д.).
УК может не применять кассу только в том случае, если плата за услуги принимается исключительно через расчетный центр, который является платежным агентом УК в соответствии с федеральным законом 103-ФЗ, поскольку в этом случае обязанность применения ККТ лежит на платежном агенте.
Для ТСЖ мы составили схему, по которой можно определить, нужна ли касса в том или ином случае.
Как отправить чек потребителю
Передавать ли чек собственнику квартиры при оплате за коммунальные услуги и как это правильно сделать? Руководствуйтесь пунктом 5.3 ст.1.2 федерального закона 54-ФЗ:
- если плательщик сообщил свои контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты), направляйте ему электронную версию чека при каждой оплате;
- выдайте бумажный чек собственнику, если он лично обратился в управляющую организацию.
Если жилец не сообщил адрес электронной почты или телефон, за чеком не пришел, то достаточно просто сформировать чек на ККМ и отправить информацию в ОФД и налоговую службу. Срок – не позднее окончания рабочего дня, следующего за расчетом.
Какое решение выбрать
Рассмотрим 2 варианта онлайн-кассы для ТСЖ и управляющих компаний в 2019 году.
1
Собственная касса
Купить онлайн-кассу и установить ее в офисе – привычно и понятно. В чем может возникнуть проблема? Если у управляющей компании тысячи или даже десятки тысяч потребителей, то ежедневно пробивать вручную бумажный чек по каждой поступившей оплате сложно и затратно:
- придется нанимать отдельного бухгалтера или нагружать сотрудников бухгалтерии. Работник может заболеть, уйти в отпуск, а чеки выбивать все равно необходимо с учетом требований закона: не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем расчета;
- при ручном пробитии большого количества чеков неизбежны ошибки в сумме, каждая такая ошибка – это возможный штраф со стороны налоговой службы;
- все чеки будет необходимо хранить, так как невозможно угадать в какой момент и кому именно из жильцов будет нужен бумажный чек за коммунальные услуги;
- кассовая техника требует обслуживания и ремонта, стабильного интернета, при большом объеме бумажных чеков, увеличатся расходы на чековую ленту.
Если вы принимаете наличные деньги и безналичную оплату, самым выгодным вариантом будет приобретение кассы в собственность и подключение сервиса. Кассир выдаст бумажные чеки при расчетах в офисе, а бухгалтер помощью сервиса легко и быстро создаст чеки по реестрам банка.
2
Касса в аренду
Понятно, что внедрение онлайн-касс – это нагрузка на бизнес, и если совсем избежать ее невозможно, то автоматизировать часть работ, минимизировать вероятность ошибки - вполне реально. Для этого мы разработали облачный сервис.
Подробно о том, что такое аренда кассы мы рассказали в отдельной статье. Сейчас разберемся только с теми особенностями, которые важны для организаций ЖКХ. Итак, основной проблемой после начала обязательного использования кассовой техники будет большой дополнительный объем работы по созданию чеков по безналичным платежам. Эта задача решена нашим облачным сервисом при помощи пакетного формирования фискальных документов.
- собственник оплачивает коммунальные услуги любым безналичным способом;
- деньги попадают на расчетный счет поставщика;
- бухгалтер получает выписку банка и сразу загружает ее в личный кабинет Инитпро или делает выгрузку в 1С, а затем в личный кабинет, после этого проверяет корректность загрузки, выбирает наименование услуги;
- ККМ формирует чеки и отправляет их в ОФД;
- ОФД направляет фискальные документы в налоговую службу;
Если потребитель предоставил номер телефона или адрес электронной почты, то чек отправляется и собственнику жилого помещения.
Бумажные чеки по каждой оплате не пробиваются, при обращении потребителя бухгалтер находит необходимый чек в личном кабинете и распечатывает его на обычном принтере. Скорее всего, такие просьбы не будут массовыми, поэтому отправлять или печатать чеки в большом количестве не придется.
Таким образом, требования 54-ФЗ выполнены полностью с минимальными трудозатратами для работников бухгалтерии.
Такой способ работает и с файлами в формате «Excel», и с файлами 1С. Если вы ведете учет в программе 1С, то также сможете воспользоваться сервисом. Кассы и кассовое ПО Инитпро сертифицированы и совместимы с программой 1С.
Если компания работает с таким сервисом как «Стек-Интеграция», вы также можете использовать нашу облачную кассу, «Стек» чеки не печатает, а является связующим звеном.
Наши кассы могут работать напрямую с реестрами и особой необходимости в этом сервисе нет, любой дополнительный этап в цепочке действий может порождать проблемы и несостыковки. Но если вы не готовы отказаться от работы со «Стек» мы предоставим модуль интеграции кассы с сервисом.
Как рассчитать количество онлайн-касс для ЖКХ
Число кассовых аппаратов, необходимых для стабильной работы, можно рассчитать исходя из объема платежей, производительности кассы и объема памяти фискального накопителя.
На печать чека онлайн-касса Инитпро тратит примерно 2 секунды, получается в минуту можно выбить около 30 чеков, за час непрерывной работы 1800 чеков, за восьмичасовую смену получится около 14 тысяч чеков.
Понятно, что, скорее всего, в таком режиме кассу никто использовать не будет. Кроме этого фискальные накопители с любым сроком действия (13, 15 или 36 месяцев) имеют одинаковый объем памяти, рассчитанный примерно на 250 тысяч чеков.
Чтобы ФН на 13 месяцев работал полный срок на кассе нужно выбивать около 19 тысяч чеков в месяц. Даже если у вас в месяц меньшее количество платежей, мы рекомендуем приобрести или арендовать две кассы.
Если из строя выйдет арендованная у нас ККТ, мы восстановим ее работоспособность в течение дня, физическую кассу также починить достаточно быстро. А вот если сломается ФН, то ситуация становится сложнее: фискальный накопитель придется заменить и приобрести новый, кассу нужно будет перерегистрировать в налоговой службе.
Неисправный ФН направляется на экспертизу производителю, который определяет, является ли причиной неисправности производственный брак. Если это подтвердится, то ФН заменят. Время на экспертизу - 30 дней с момента получения, с учетом времени пересылки фискального накопителя на его замену уйдет до двух месяцев.
Если есть резервная ККМ, вы просто ее включаете и продолжаете работать, параллельно решая проблемы с ремонтом другой кассы или заменой ФН.
Сколько стоит аренда кассы
На нашем сайте размещен калькулятор стоимости аренды кассы, вы можете заранее подсчитать, сколько придется потратить в вашем случае.
Рассчитать можно оба варианта:
- арендованная касса и сервис;
- собственная касса и сервис.
Если вопросы все-таки останутся, пишите или звоните в нашу службу технической поддержки.
Подробнее о том, из чего складывается полная стоимость владения арендованной и собственной кассой, читайте в нашей отдельной статье.
Самые последние новости об онлайн-кассах, изменения законодательства, актуальная информация об акциях и скидках в нашей группе ВК. Присоединяйтесь к нам!
Подписаться